Traditionelle Verfahren wie die Informationsverteilung per Papier sind teuer, zeitintensiv und fehleranfällig. Dies liegt darin begründet, dass i.d.R. jeder Papiervorgang gedruckt, kopiert, versendet oder verteilt, gelesen, abgeheftet und bei Bedarf wieder gefunden werden muss. Auch nimmt die Zeit der Recherche nach Dokumenten und Informationen einen großen Teil der Arbeitszeit ein.

Ein Grund dafür ist der Medienbruch zwischen den papiergebundenen und den elektronischen Daten. Diese Tatsache bringt nicht quantitativ messbare Wettbewerbsnachteile mit sich. Durch die Einführung beider Datentypen in ein elektronisches Archiv, das Intranet, wird die Suche nach Dokumenten erheblich einfacher und schneller, so dass die Durchlaufzeiten von Geschäfts- und Arbeitsprozessen erheblich verkürzt werden.

Eine Art innerbetrieblicher Marktplatz für Informationen kann geschaffen werden. Im Vergleich zu traditionellen Verfahren machen sich durch die gemeinsame Nutzung von Informationen im Intranet schnell Kosteneinsparungen bemerkbar und die Arbeitsqualität und -produktivität innerhalb der Unternehmung wird optimiert.

Letztlich ist die Bereitstellung von Informationen im Intranet besser lösbar, kostengünstiger und flexibler in der Verwaltung als die traditionellen Methoden.