Organisatorische Probleme bei Intranets

Immer wieder tauchen beim Einsatz eines Intranets organisatorische Probleme auf, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen. Viele dieser Unternehmen haben zwar in die betreffende Intranet-Infrastruktur investiert, jedoch vorab keine Strategien definiert, wie Inhalte, Erstellungs- und Freigabeprozesse organisiert werden können.

Dem Betrieb eines Intranets fehlt also häufig eine gut durchdachte Planung, die viel Frust, nachträgliche Arbeit und oftmals zusätzliche Kosten verhindern würde. Beispielsweise muss die Festlegung der Inhaltsverantwortlichen, die die Inhalte auf ihre Qualität prüfen, geplant werden. Außerdem müssen Vorüberlegungen zur Pflege (Verantwortlichkeiten zum Einstellen und Aktualisieren der Informationen) und zur Strukturierung (eine gute Struktur erleichtert das Finden von Inhalten und vermeidet Informationsredundanzen) der Inhalte im Intranet der Nutzung vorausgehen.

Insbesondere Mitarbeiter größerer Unternehmen haben Probleme mit der Transparenz der Informationen im Intranet und klagen über die Unstrukturiertheit mit der Konsequenz des Nichtfindens benötigter Informationen. Das Ergebnis sind lange Suchzeiten mit der Folge, dass eigentlich begehrte Informationen ungelesen bleiben. Die Motivation der Mitarbeiter zur Einholung und Bereitstellung von Informationen mit dem Ziel effizienterer Arbeitsprozesse, die sich Vorstände und Führungskräfte durch den Einsatz eines Intranets versprechen, bleibt oftmals aus.

Durch die wachsende Komplexität der im Intranet angebotenen Informationen steigt die Gefahr von Informationsredundanzen besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter (Webmaster) Informationen ins Intranet einstellen. Konsequenz ist, dass Informationen an mehreren verschiedenen Stellen im Intranet gespeichert werden und bei einer Aktualisierung die betreffende Information nur an einer Stelle geändert wird, an allen anderen jedoch eine veraltete Version vorzufinden ist.