Informationsverteilung und -nutzung

Ein individuelles Passwort ermöglicht allen Mitarbeitern eines Unternehmens den schnellen Zugang ins Intranet. Dort können sie sich die für sie relevanten Informationen zur effizienten Erledigung ihrer täglichen Arbeit beschaffen.

Durch diese sog. Pull-Methode (Mitarbeiter müssen sich im Sinne einer Holschuld die Informationen dann beschaffen, wenn sie diese benötigen) wird keine Zeit damit vertan, zum falschen Zeitpunkt Informationen zu lesen, nur um sie richtig abheften zu können. Zudem führt die Informationsbereitstellung in Form von Papier oder e-Mails häufig zu einer Informationsüberflutung der Mitarbeiter, da sie die Informationen zum Zeitpunkt der Verteilung nicht benötigen.

Des weiteren bietet das Intranet die Möglichkeit, unternehmens- und gruppenorientierte Informationen mit Querverweisen zu verwandten Themen (kontextsensitive Verlinkung) und Rückverweisen (Hyperlinks) sowie einfachen aber leistungsfähigen Such- und Zugriffsmechanismen aufzubereiten und abzulegen, so dass ein einfaches Auffinden der benötigten Informationen gewährleistet ist. Durch die Möglichkeit der zielgruppenorientierten Informationsverteilung (Personalisierung) gelingt es, Mitarbeitern nur die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie tatsächlich zur Bewältigung ihrer Arbeit benötigen.

Das benutzerfreundliche Informationsnetz kann ohne spezielle Kenntnisse von Netzwerk und Netzstruktur genutzt werden. So kann jeder Mitarbeiter durch den Einsatz von Suchmaschinen sowie die einfache Strukturierung die benötigten Informationen finden, ohne wissen zu müssen, wo sie genau liegen. Letztlich werden Erfahrungen, Ideen und Vorgehensweisen von Mitarbeitern übergreifend nutzbar gemacht, indem vorhandenes Wissen in einem kontinuierlichen Prozess gesammelt, erweitert, bewertet und anderen Mitarbeitern verfügbar gemacht wird.

Von hoher Bedeutung ist ein Intranet auch bei dezentral agierenden Unternehmen. Es bietet gute Bereitstellungsmöglichkeiten von technischen Informationen oder Schulungsunterlagen, auf die weltweit eingesetzte Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben.